Время чтения статьи: 5 минут
Компании в своих архивах хранят различные документы, в том числе касающиеся вопросов трудоустройства их сотрудников. Многие из этих бумаг по прошествии времени становятся неактуальными. Однако есть документы, утеря которых создает для руководства определенные проблемы. В их число входят уведомления о трудоустройстве или увольнении иностранных работников и подтверждения их отправки.
Во время работы в компании гражданина другой страны подтверждения о его приеме на работу хранится в архиве. Рекомендуемый срок хранения составляет около года. Такая необходимость связана с периодическими миграционными проверками.
Когда приходит инспектор, ему представляется подтверждение об отправке уведомления о трудоустройстве иностранца. Однако он может запросить и само уведомление. Поэтому важна сохранность как уведомления, так и подтверждения о его подаче. При утере одного из документов требуется его восстановление. Это позволяет избежать неприятностей с миграционными службами.
Потеряться может любой документ, но не все легко восстановить. Алгоритм действий отличается в зависимости от того, какие именно бумаги исчезли.
Худший вариант, когда теряются чек, подтверждающий отправку уведомления, и сделанная для почты опись. Для восстановления чека следует обращаться в отделение, из которого отправлялось письмо с документами. Сотрудники почты обычно идут навстречу и выдают его дубликат. Что касается описи, то тут задача более сложная, особенно если уведомление подавалось больше полугода назад. Почта может отказаться предоставить дубликат, в виду утилизации старых данных — неизвестно, как долго описи хранятся в почтовых архивах. К тому же у операторов нет возможности проштамповать опись прошедшим числом.
Если исчезло само уведомление о приеме, удостоверенное инспектором с помощью штампа, тогда следует обращаться с запросом в МВД. Ведомство подтверждает факт наличия уведомления в соответствующей базе. То же самое касается справки, заверенной штампом о приеме и подписью инспектора. Получив такое подтверждение из МВД, его нужно положить в дело сотрудника с иностранным гражданством, чтобы легко его было найти в дальнейшем.
В большинстве случаев ждать ответа приходится месяц. Если он не приходит или поступает сообщение об отсутствии уведомления в базе МВД, то лучшим вариантом становится переоформление трудовых отношений. То есть иностранного сотрудника следует уволить, а затем заново оформить на работу. Однако в таком случае потребуется подача уведомления и относительно расторжения трудовых отношений, и о заключении новых.
Если возникают сложности с доступом в кабинет «Госуслуг», и не получается его восстановить, также следует обращаться с официальным запросом в МВД. При подаче заявления через портал «Госуслуги», оно попадает в районный отдел МВД и должно отображаться в базе.
Часто есть потребность в восстановлении самого уведомления о приеме на работу. Если речь идет о 2024 годе, то все легко решаемо. Нужно только проверить всю имеющуюся информации о сотруднике с паспортом гражданина другой страны. Речь идет о его удостоверении личности, патенте, правовом статусе. При изменении патента следует восстановить данные предыдущего, взяв информацию из архива. В случае отсутствия скана старого документа нужно обращаться в МВД, используя официальный сайт ведомства. Его база данных хранит все выдаваемые патенты, однако ответа приходится ждать на протяжении месяца.
Если у нанимателя нет сомнений, что работник, с документами которого возникли проблемы, не менял патент на новый, а занимался продлением его срока действия, то задача упрощается. Нужно вписать серию и номер действующего документа и дату, которую легко посчитать. Она совпадает с данными действующего патента по числу и месяцу, отличается только год, когда он выдавался.
Форма бланка для уведомления остается прежней, если речь идет о 2024 годе. Если оно подавалось ранее, то нужно отталкиваться от даты. Официальные бланки меняют постоянно, и необходимо внимательно смотреть, о каком годе идет речь. Найти нужную форму можно на веб-ресурсах «Консультант» и «Гарант», где они сохраняются в архиве. Скачанный бланк заполняется рукописным способом либо через набор текста в Excel.
Новое уведомление не будет иметь отметок инспектора, связанных с приемом на работу. Это касается тех случаев, если в структуру МВД документы подавались лично. Однако для проверяющих органов это не принципиально, так как уведомление имеется, правильно заполнено и есть в базе данных органов внутренних дел.
Исключить подобные ситуации помогает хранение документов не только в физических архивах, но и в электронном формате. Желательно пользоваться специальными программами, которые позволяют систематизировать все отсканированные дела иностранных сотрудников. Документы сохраняются и после увольнения работника и без труда восстанавливаются.
Источник фото: kp.ru
Подпишитесь
